Jednym z kluczowych aspektów prowadzenia firmy jest optymalizacja podatkowa, czyli m.in. rozsądne zarządzanie kosztami. Właściwe zakwalifikowanie wydatków jako kosztów uzyskania przychodu pozwala zmniejszyć podstawę opodatkowania, a tym samym zapłacić niższy podatek dochodowy. Jednak nie każdy wydatek można zaliczyć do kosztów firmowych. Jakie wydatki można odliczyć, a których lepiej unikać?
1. Czym są koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione przez firmę, które są bezpośrednio lub pośrednio związane z prowadzoną działalnością i pomagają w osiągnięciu przychodu lub jego zabezpieczeniu.
Aby dany wydatek został uznany za koszt firmowy, powinien spełniać trzy warunki:
– Być związany z działalnością – musi mieć wpływ na funkcjonowanie firmy.
– Być odpowiednio udokumentowany – faktura, rachunek, umowa.
– Nie znajdować się na liście wydatków wykluczonych przez przepisy.
2. Co można wrzucić w koszty firmowe?
Poniżej znajdziesz przykłady wydatków, które możesz zaliczyć do kosztów firmowych.
Sprzęt i oprogramowanie
– Laptopy, komputery, telefony, tablety – jeśli są wykorzystywane do celów firmowych.
– Licencje na oprogramowanie księgowe, edytory graficzne, pakiety biurowe.
– Aparaty fotograficzne – jeśli np. prowadzisz działalność w branży marketingowej.
Samochód firmowy i jego użytkowanie
– Koszty paliwa, przeglądów, napraw, ubezpieczenia – dla samochodu będącego środkiem trwałym firmy.
– Leasing samochodu – możliwość odliczenia pełnych rat leasingowych.
– W przypadku pojazdu użytkowanego częściowo prywatnie można odliczyć 75% kosztów eksploatacji.
Koszty wynajmu biura i media
– Czynsz za biuro, opłaty za wodę, prąd, internet, telefon służbowy.
– Praca w domu? Możesz odliczyć część kosztów eksploatacyjnych, np. część czynszu, energii elektrycznej czy internetu – proporcjonalnie do wykorzystywanej przestrzeni.
Reklama i marketing
– Płatne reklamy na Facebooku, Google Ads, LinkedIn.
– Koszty prowadzenia strony internetowej, domeny, hosting.
– Produkcja materiałów reklamowych – ulotki, wizytówki, banery.
Szkolenia i rozwój
– Kursy, szkolenia, konferencje związane z działalnością firmy.
– Książki i e-booki branżowe.
Usługi zewnętrzne
- Biuro rachunkowe – koszty obsługi księgowej są w pełni uznawane za koszt podatkowy.
- Obsługa IT, doradztwo prawne, marketingowe.
3. Czego nie można wrzucić w koszty firmowe?
Nie wszystkie wydatki, nawet jeśli są związane z prowadzoną działalnością, można odliczyć.
– Mandaty i kary – np. za przekroczenie prędkości czy nieterminowe płatności podatków.
– Wydatki na życie prywatne – zakup ubrań, kosmetyków, jedzenie (chyba że są związane z biznesowym spotkaniem i odpowiednio udokumentowane).
– Koszty reprezentacji – np. kolacje z klientami, alkohol, luksusowe prezenty.
4. Jak uniknąć błędów w rozliczaniu kosztów?
– Prowadź dokładną dokumentację – każdy koszt powinien być udokumentowany fakturą lub rachunkiem.
– Zachowaj ostrożność przy kosztach mieszanych – jeśli używasz sprzętu lub samochodu zarówno firmowo, jak i prywatnie, zastosuj odpowiednią proporcję odliczeń.
– Konsultuj się z księgowym – biuro rachunkowe pomoże Ci poprawnie zaksięgować wydatki i uniknąć problemów z urzędem skarbowym.
Podsumowanie
Prawidłowe zarządzanie kosztami firmowymi to klucz do efektywnego prowadzenia biznesu i optymalizacji podatkowej. Warto pamiętać, że nie każdy wydatek można uznać za koszt uzyskania przychodu, dlatego najlepiej regularnie konsultować się z księgowym. Jeśli masz wątpliwości, Biuro Rachunkowe Chabinka pomoże Ci zadbać o finanse Twojej firmy!
Skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej.