W prowadzeniu działalności gospodarczej często pojawia się pytanie: wystawić fakturę VAT czy rachunek? Oba dokumenty potwierdzają dokonanie transakcji, ale różnią się zastosowaniem i obowiązkami podatkowymi. W tym artykule wyjaśniamy, czym się różnią i kiedy należy wystawić który dokument.
Czym jest faktura VAT?
Faktura VAT to podstawowy dokument księgowy używany w obrocie gospodarczym, który potwierdza sprzedaż towarów lub usług. Jest szczególnie ważna dla przedsiębiorców będących płatnikami podatku VAT, ponieważ umożliwia odliczenie tego podatku.
Elementy faktury VAT
Każda faktura VAT powinna zawierać:
• numer faktury,
• datę wystawienia i sprzedaży,
• dane sprzedawcy i nabywcy (nazwę firmy, adres, NIP),
• nazwę i ilość sprzedanych towarów lub usług,
• cenę netto, stawkę VAT i kwotę podatku,
• łączną kwotę do zapłaty brutto.
Faktury VAT mogą wystawiać jedynie przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą. Jeśli sprzedawca jest zwolniony z VAT, na fakturze umieszcza się adnotację o zwolnieniu oraz podstawę prawną.
Czym jest rachunek?
Rachunek to dokument księgowy stosowany przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT (np. ze względu na limit przychodów poniżej 200 000 zł rocznie lub rodzaj działalności). Jest prostszą formą dokumentowania sprzedaży.
Elementy rachunku
Podstawowe dane na rachunku to:
• numer rachunku,
• data wystawienia,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• opis usługi lub towaru,
• kwota do zapłaty (bez VAT, ponieważ sprzedawca jest zwolniony z tego podatku).
W przeciwieństwie do faktury VAT, rachunek nie zawiera stawek ani kwot podatku.
Kiedy wystawić fakturę VAT, a kiedy rachunek?
• Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, musisz wystawiać faktury VAT dla wszystkich transakcji.
• Jeśli prowadzisz działalność zwolnioną z VAT, możesz wystawiać rachunki zamiast faktur.
• Osoby prywatne nieprowadzące działalności gospodarczej mogą wystawiać rachunki, np. w przypadku umów o dzieło lub zlecenie.
• Faktura bez VAT (tzw. faktura uproszczona) może być wystawiona przez przedsiębiorcę zwolnionego z VAT, jeśli klient o to poprosi.
Podsumowanie
Faktura VAT i rachunek to dwa różne dokumenty księgowe. Faktura jest obowiązkowa dla podatników VAT i umożliwia odliczenie podatku, natomiast rachunek jest stosowany przez firmy zwolnione z VAT. Wybór odpowiedniego dokumentu zależy od statusu podatkowego sprzedawcy.
Zarówno faktura VAT, jak i rachunek, pełnią kluczową rolę w prowadzeniu działalności gospodarczej, dlatego warto znać ich różnice i stosować je zgodnie z obowiązującymi przepisami.